Tagespläne verwenden

Ein realistischer Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen bzw. müssen und auch können. Je erreichbarer Ihnen die selbst gesetzten Ziele erscheinen, desto besser. Denn umso mehr konzentrieren Sie Ihre Kräfte darauf, diese Ziele auch wirklich zu erreichen. Eine bewährte Vorgehensweise hierzu ist die A-L-P-E-N-Methode:

A: Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
Dazu gehören notwendige Arbeiten aus dem Aufgabenkatalog der Woche bzw. des Monats, Unerledigtes vom Vortag, neu hinzugekommene Tagesarbeiten, Termine, Telefonate usw. Verwenden Sie ein Formular, das in einer Spalte die Termine für die Aufgaben enthält, in einer weiteren Kontaktdaten, Aufgaben und das Tagesziel.

L: Länge der Aktivität festlegen
Ordnen Sie jeder Aktivität eine realistisch angesetzte Länge, also Zeitdauer, zu. Da man gerne die verfügbare Zeit überschätzt, plant man zu viel ein. Das führt zu unnötiger Frustration und Abneigung gegenüber Tagesplänen.

P: Reservieren Sie jeweils etwas Pufferzeit
Erfahrungsgemäß stehen nur 50 bis 60 Prozent der Arbeitszeit für eine Planung zur Verfügung, der Rest sind unerwartete Aktivitäten sowie spontane und soziale Aktivitäten (kreative Zeiten). Verplanen Sie also nur 50 Prozent und reservieren Sie den Rest als Pufferzeit. Sonst ist Ihre Planung nicht hilfreich, sondern bringt Sie unter zusätzlichen Druck.

E: Entscheiden Sie sich für Kernaufgaben
Falls Sie nicht alle Aufgaben an einem Tag erledigen können, wählen Sie Kernaktivitäten aus. Lassen Sie sich dabei von Prioritäten leiten, nehmen Sie Kürzungen vor oder delegieren Sie (siehe 2.4).

N: Nachkontrolle, Unerledigtes übertragen
Wenn Sie Aktivitäten mehrfach von einem Tagesplan auf den nächsten übertragen haben, können Sie sich fragen: Wollen Sie sie anpacken und endlich erledigen oder aus der Liste streichen?

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